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Just You und Travelsphere gehörten als Spezialisten für geführte Touren und Alleinreisende ehemals zu All Leisure Holidays.

Um die Prozesse von Just You und Travelsphere zu optimieren und effizienter zu gestalten, suchten die beiden Veranstalter ein Softwareunternehmen, das die Transaktionsdokumentation nach der Buchung verwaltet und das Kundenerlebnis verbessert.

Herausforderungen

Angesichts einer ausschließlich papierbasierten Kundendokumentation liefen viele Prozesse bei Just You und Travelsphere manuell, zeitaufwändig und kostspielig. Die Kosten stiegen zusätzlich durch den Bedarf an saisonalen Arbeitskräften bei hohem Arbeitsaufkommen in Spitzenzeiten. Da Kunden die elektronische Zustellung einiger Informationen erwarteten, traf man die Entscheidung, den Dokumentationsprozess umzugestalten. Da Just You und Travelsphere die Verbesserung des gesamten Kundenerlebnisses im Blick haben, starteten sie ein Projekt zur Implementierung elektronischer Kommunikation – von der Buchung bis hin zum Abreisedatum.

"Die TavelComms Lösung war einfach zu implementieren und lieferte vollumfänglich alles, was uns zugesagt wurde – rechtzeitig und im Rahmen des Kostenplans. Ein größeres Lob kann man einem Softwareunternehmen heute wohl kaum machen. Wir sind mit dem Ergebnis mehr als zufrieden."

Lösung

d-flo war Partner bei der Implementierung einer integrierten TravelComms-Lösung mit dem Travelink-Reservierungssystem und dem internen CMS von Comtec.

Um alle Phasen des Kundenbuchungsprozesses zu verwalten, bietet TravelComms von d-flo den Kunden jetzt die Möglichkeit, die Unterlagen per E-Mail zu erhalten. Eine Print-Version ist für Kunden ohne E-Mail-Adresse sowie für Elemente wie Travel Wallets und Gepäckanhänger weiterhin verfügbar. Informative Inhalte mit Links zu verknüpften Webseiten und wichtige PDF-Anhänge gehen dem Kunden in den Wochen vor der Abreise direkt per E-Mail zu. Dazu gehören: Reisebestätigung, Informationen zu Visa sowie Urlaubsextras. TravelComms repliziert diese Unterlagen für die papierbasierte Kommunikation, generiert automatisch die entsprechende Dokumentation und stellt alle Formulare so zusammen, dass sie schnell und einfach ausgedruckt und versendet werden können.

Mit einem Return on Investment, der innerhalb der prognostizierten 12 Monate erreicht werden soll, konnten Just You und Travelsphere erhebliche operative Effizienzsteigerungen erzielen. Innerhalb von drei Monaten nach Einführung des Systems entschieden sich 70 Prozent aller Kunden für den Erhalt der Dokumente per E-Mail. Es werden keine saisonalen Aushilfskräfte mehr gebraucht und die Papier- sowie die Druckkosten konnten enorm gesenkt werden. Kunden erhalten Informationen schneller, sodass auch weniger telefonische sowie E-Mail-Anfragen eingehen.

Es werden jetzt weitere TravelComms-Projekte geplant, um die einzigartigen Kundenbuchungsprozesse für jede dieser Veranstaltermarken zu optimieren.

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